Rimborsi spese per trasferte estere: nessun obbligo di tracciabilità

Con l’entrata in vigore delle recenti modifiche normative, cambiano le regole fiscali sui rimborsi spese per i dipendenti inviati in missione o trasferta all’estero. L’Agenzia delle Entrate, nella risposta n. 188/2025, ha chiarito il nuovo quadro applicativo per quanto riguarda la tracciabilità dei pagamenti ai fini della non imponibilità dei rimborsi.

Le modifiche della Legge di Bilancio 2025 – L’art. 1, comma 81, della Legge 30 dicembre 2024, n. 207 (Legge di Bilancio 2025) aveva introdotto l’obbligo di utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili (come bonifici bancari, carte di credito, altri sistemi previsti dall’art. 23 del D.Lgs. n. 241/1997) per i rimborsi di spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, affinché questi non concorressero a formare il reddito imponibile del dipendente.

L’intervento del D.L. 17 giugno 2025, n. 84 – Successivamente, il D.L. 17 giugno 2025, n. 84 ha ulteriormente modificato la disciplina, specificando che l’obbligo di tracciabilità si applica esclusivamente alle spese sostenute “nel territorio dello Stato”. Di conseguenza, per le missioni e trasferte effettuate all’estero, la tracciabilità del pagamento non è più richiesta per l’esenzione fiscale dei rimborsi.

Chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate – L’Agenzia delle Entrate, rispondendo a un’istanza di interpello, ha confermato che:

• per le trasferte e missioni all’estero, i rimborsi di spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non sono soggetti a tassazione, anche se le spese sono state sostenute con mezzi non tracciabili (ad esempio, contanti);
• per le trasferte e missioni in Italia, resta invece l’obbligo di utilizzare strumenti di pagamento tracciabili per poter beneficiare della non imponibilità dei rimborsi.

Implicazioni operative per aziende e dipendenti – Queste novità hanno un impatto pratico importante:

• le aziende potranno rimborsare ai propri dipendenti le spese sostenute all’estero senza dover verificare la tracciabilità del pagamento;
• i dipendenti in missione in Paesi dove i pagamenti elettronici non sono diffusi non saranno penalizzati dal punto di vista fiscale;
• per le missioni sul territorio italiano, invece, resta fondamentale conservare la documentazione attestante il pagamento tracciabile.